交通費の管理を合理化したい

会社業務において経費の管理は頭の悩ませどころですね。

経費はきちんと管理しなければいけないけど、あまり手間をかけすぎると他の業務に影響を与えてしまいます。

特に交通費は、頻繁に利用する上に毎回金額は異なりますし、どこからどこまで使ったのか、いつ使ったのかなどを記録・管理するだけでも大変。

ましては手で記録するとなると、実際に車を利用した従業員と、それを管理する経費担当の双方に多大な負担がかかります。

そこでETCカードを利用すると、高速道路の通行料金の精算管理が非常に楽になります。

ETCカードを利用して経費管理が楽になるポイント

  • 利用明細が自動で記録・出力される
  • 一括払い・後払い

利用明細が自動で記録・出力される

ETCカードを利用することの一番のメリットは、手間のかかった利用状況の明細を作成しなくてすむことでしょう。

協同組合に加入してETCカードを取得した場合、毎月の締めのタイミングで、それぞれのETCカード単位での利用明細が作成されます。

その明細には

  • 利用日時
  • 通過料金所
  • 利用料金
  • 車両番号

などが記載されていますので、ETCカードを利用した従業員は経費の報告義務がなくなりますし、経理担当はこの明細を確認すればOKですので、大幅な作業短縮が実現できます。

一括払い・後払い

ETCカードは、通常のクレジットカードと同様、一括払いかつ後払いです。

複数カードを契約している場合でも、契約者単位で精算・引き落としされますので、キャッシュフローが明確かつ単純になります。

なお引き落とし日は、加入する協同組合によって異なりますので、注意しましょう。

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