会社業務において経費の管理は頭の悩ませどころですね。
経費はきちんと管理しなければいけないけど、あまり手間をかけすぎると他の業務に影響を与えてしまいます。
特に交通費は、頻繁に利用する上に毎回金額は異なりますし、どこからどこまで使ったのか、いつ使ったのかなどを記録・管理するだけでも大変。
ましては手で記録するとなると、実際に車を利用した従業員と、それを管理する経費担当の双方に多大な負担がかかります。
そこでETCカードを利用すると、高速道路の通行料金の精算管理が非常に楽になります。
ETCカードを利用して経費管理が楽になるポイント
- 利用明細が自動で記録・出力される
- 一括払い・後払い
利用明細が自動で記録・出力される
ETCカードを利用することの一番のメリットは、手間のかかった利用状況の明細を作成しなくてすむことでしょう。
協同組合に加入してETCカードを取得した場合、毎月の締めのタイミングで、それぞれのETCカード単位での利用明細が作成されます。
その明細には
- 利用日時
- 通過料金所
- 利用料金
- 車両番号
などが記載されていますので、ETCカードを利用した従業員は経費の報告義務がなくなりますし、経理担当はこの明細を確認すればOKですので、大幅な作業短縮が実現できます。
一括払い・後払い
ETCカードは、通常のクレジットカードと同様、一括払いかつ後払いです。
複数カードを契約している場合でも、契約者単位で精算・引き落としされますので、キャッシュフローが明確かつ単純になります。
なお引き落とし日は、加入する協同組合によって異なりますので、注意しましょう。